Бизнес-план: как открыть event-агентство по организации праздников

Яркие и масштабные праздники, радость и веселье – все это по душе русскому человеку. Сегодня на продаже хорошего настроения можно еще и прекрасно заработать. Мы расскажем, как грамотно наладить работу event-агентства по организации праздников и не допустить ошибок на начальных этапах его продвижения.

Общие моменты

Для того чтобы дарить людям радость, владельцу данного бизнеса необходимо либо самому иметь творческую жилку, либо общаться в творческих кругах. Здесь важно работать именно с удовольствием, тогда и ваш бизнес будет процветать, и клиенты будут довольны.

Для ведения бизнеса следует зарегистрировать юридическое лицо (общество с ограниченной ответственностью). Этот вариант является наиболее приемлемым, потому как в большинстве своем вашими потенциальными клиентами будут фирмы и компании разного масштаба, то есть также юридические лица. Еще одной категорией клиентов станут детские сады и дома отдыха. К третьей категории клиентов относятся физические лица, у которых есть достаточно средств, чтобы организованно отпраздновать значимое жизненное событие.

Таким образом, в своем агентстве вы будете организовывать корпоративные и детские праздники, вечера досуга, частные праздники, семинары и конференции.

На начальном этапе с целью определения конкретного перечня услуг и расценок на их оказание, проанализируйте работу подобных агентств в вашем городе, это позволит вам открыть конкурентоспособное и прибыльное предприятие.

О помещении для event-агентства

         Оптимальный вариант в вашем случае – это помещение, имеющее общую площадь от 30 до 50 квадратных метров. Это помещение лучше всего разделить на три отдельные комнаты: одна – для ведения переговоров с клиентами, другая – для работы менеджеров, а третья – для хозяйственных нужд.

Вариант агентства без офиса также возможен, но рассчитывать на серьезных клиентов в этом случае не приходится. Не всякий клиент захочет встречаться и просматривать презентационные материалы у вас в квартире, да и вы в свою очередь не сможете в ходе выездных переговоров показать товар лицом.

         В помещении должна находиться современная офисная техника – компьютеры и ноутбуки для каждого из работающих менеджеров, обязательно наличие выхода в Интернет, принтера, телефона-факса. Также понадобится телевизор и DVD-проигрыватель. О чайнике, кофеварке и прочих приятных мелочах для ваших сотрудников тоже можете позаботиться.

О персонале

         Для начинающих организаторов праздников лучшим вариантом будет сочетание штатных сотрудников со специалистами, работающими по договору подряда. Вам необходимо сформировать небольшой штат из менеджеров по продажам, а также одного или двух креативных менеджеров, также потребуются услуги декоратора-оформителя. На этом перечне профессионалов не экономьте ни в коем случае.

Хорошему менеджеру по продажам под силу организовать клиентский поток с первых дней работы, поскольку обычно представители данной профессии уже имеют сложившуюся базу клиентов. Задачей креатив-менеджеров является написание сценариев и разработка концепций организации ярких и запоминающихся праздников. В функции декоратора всходит создание особого праздничного антуража, который пожелает видеть клиент на своем торжестве. Также при отсутствии крупных заказов этот специалист может выполнять и другие задания.

Остальных сотрудников – актеров, ведущих, изготовителей декораций, ди-джеев, водителей, творческие коллективы на этапе становления бизнеса лучше привлекать по мере надобности. С течением времени вы сможете определиться, кого из них можно взять в штат на постоянную работу, а с кем продолжить сотрудничество на временной основе.

Оплата труда у штатных работников является сдельно-премиальной, с наемными сотрудниками вопрос об оплате следует решать дополнительно.

О подрядчиках

         В процессе работы вам обязательно потребуются различные костюмы, голуби, цветы и прочие праздничные атрибуты. Чтобы всякий раз не разыскивать их по городу, создайте базу подрядчиков, у которых вы всегда быстро найдете услуги и вещи, которые вас интересуют. В аренду сейчас сдают все, что душе угодно, — машины, рестораны, кафе, украшения и прочее. Вы можете сами создавать базу, изучив список потребностей креативных менеджеров и декоратора, а можете поручить это одному из менеджеров по продажам за небольшую надбавку к зарплате.

При формировании базы помните, что для вашего бизнеса очень характерна сезонность, которая находит выражение и в стоимости предоставляемых услуг. Так, услуги, которые оказываются в период от новогодних праздников и вплоть до Международного женского дня стоят в два раза дороже, чем летние услуги. А цены на проведение непосредственно новогодних корпоративных мероприятий порой взлетают в семь раз! Лето – традиционный сезон свадебных торжеств. В праздники дефицит подрядчиков ощущается особенно остро, поэтому стремитесь к формированию максимально широкой и качественной базы, тем самым вы застрахуете себя от возможных неприятностей.

Исходя из сезонности бизнеса, ваши менеджеры должны работать на далекую перспективу. Так, подготовку к новогодним мероприятиям следует начинать уже в августе, чтобы создать праздник, отвечающий всем требованиям клиента,  и иметь возможность выбора ресторанов и кафе, ведущих и сценариев. Бракосочетание также планируется за три-четыре месяца до самого торжества.

Маркетинговые ходы

Лучшей рекламой в данном виде бизнеса будет небезызвестное «сарафанное радио». Клиенты, которые остались довольны проведением праздника, обязательно расскажут о вас своим друзьям и знакомым. Поэтому стопроцентное удовлетворение всех пожеланий заказчика – ваша главная задача.

Разработайте визитные карточки и рекламные брошюры агентства. Их можно распространять в кафе и ресторанах, с которыми вы сотрудничаете при проведении мероприятий, и во время выездных переговоров с клиентами.

Хороший маркетинговый ход – создание собственного Интернет-ресурса, где вы сможете разместить материалы-презентации. При этом учтите, что создание, раскрутка и продвижение персонального сайта – удовольствие не самое дешевое.

О финансах

         Из практики действующих агентств можно сказать, что на начальных этапах (в первые два-три месяца) у агентства будет не более 2-3заказов в месяц стоимостью в 40 000 рублей в среднем за один заказ. При грамотной организации работы уже через 6-8 месяцев после открытия ежемесячно вы сможете получать по 5-8 заказов стоимостью от 60 000 до 90 000 рублей.

Итак, общая сумма затрат на открытие праздничного агентства составит около 1 000 000 рублей:

—  оплата за аренду офисного помещения – 300 000 рублей;

— приобретение оборудования – 100 000-200 000 рублей;

— выплата заработной платы персоналу  — 500 000 рублей в год.

Годовой доход, исходя из вышеописанного варианта развития событий, составит до 2 000 000 рублей, это означает, что ваш бизнес-проект окупится уже в первый год работы.