Как правильно организовать оперативное совещание
Можно ли представить работу крупного предприятия без традиционного оперативного совещания? Форма управления, активно применявшаяся еще советскими руководителями, не утратила своей актуальности и в XXI веке. Современными менеджерами она применяется довольно охотно. В числе основных достоинств таких совещаний специалисты отмечают резкое повышение производительности, установление тесных взаимосвязей между структурными подразделениями, а также возможность обеспечения эффективного контроля по всем направлениям деятельности.
Базовые правила проведения совещания
Результативным совместное обсуждение вопросов будет только в случае профессиональной организации. Руководителю следует помнить о следующих принципах:
1. Систематичность
Собирать представителей структурных подразделений необходимо регулярно. Специалисты рекомендуют организовывать мероприятие не реже одного раза в месяц. Установить дату можно локальным нормативным актом. Отказ от соблюдения указанного правила нередко влечет необязательность в выполнении поручений и поставленных руководством задач.
2. Обязательное участие
Явка на совещание должна стать обязанностью начальников структурных подразделений. Обсуждение текущих вопросов, планов и перспектив развития позволяет достигать наиболее высоких показателей. Кроме того, наличие такого предписания придает совещанию особый статус, заставляет штатных специалистов придерживаться установленных сроков, отчитываться по итогам деятельности за конкретный период.
3. Четкий порядок проведения
При организации оперативного совещания профессиональные менеджеры большое внимание уделяют соблюдению установленного порядка. Обсуждение вопросов и решение задач осуществляется в следующем порядке:
— открытие совещания и проверка явки всех участников;
— оглашение повестки дня;
— изучение доклада ответственного лица;
— обсуждение и принятие решения;
— слушание отчетов непосредственных руководителей структурных подразделений;
— определение круга задач на следующий период;
— подведение итогов.
Соблюдение порядка проведения совещания позволяет рассмотреть все поставленные вопросы, выявить проблемы, а также факторы, препятствующие планомерному развитию компании.
4. Фиксация хода обсуждения
Результаты совещания отражаются в письменном протоколе. Обязанность его ведения, как правило, возлагают на секретаря или штатного юриста. В документе указывается:
— состав участников и роль каждого должностного лица;
— повестка дня;
— краткое содержание докладов и отчетов;
— перечень и суть принятых решений;
— список новых задач для каждого ответственного лица.
Протокол подписывается секретарем и руководителем. Остальные участники знакомятся с содержанием документа под подпись.
Почему проводить совещание необходимо?
Необоснованный отказ от традиционной формы контроля способен привести предприятие к настоящей управленческой катастрофе. Исследования показывают, что в компаниях, руководители которых не практикуют регулярный сбор представителей структурных подразделений, царит хаос.
Оперативное совещание гарантированно поможет добиться:
— повышения уровня трудовой дисциплины;
— сокращения числа просрочек исполнения служебных поручений;
— согласованности действий структурных подразделений и выделенных специалистов;
— увеличения результативности работы компании без дополнительных вложений;
— выявления недобросовестных или некомпетентных сотрудников.
Кроме того, протоколы оперативных совещаний нередко становятся доказательством фактического осуществления деятельности компании или подтверждением реальности конкретных сделок. К ним обращаются при возникновении споров с налоговыми и другими государственными органами.
В завершение отметим, что данная форма управления и контроля успешно прошла испытание практикой. Ее рекомендует к применению большинство современных специалистов.
