Основные правила деловой переписки | Investtalk.ru

Правила ведения деловой переписки

Заработок в интернете на написании текстовСегодня мы не представляем свою жизнь без почтового ящика, а то и нескольких. Но особый статус у так называемой «корпоративной почты». Для этих целей может использоваться отдельный домен, или же почтовые ящики могут быть зарегистрированы на бесплатных сервисах. Это не важно, важна цель почтового ящика: осуществление деловой переписки внутри компании или с контрагентами. Эксплуатация такой почты предполагает свои «негласные» правила, так называемый «почтовый этикет».

Итак, правила «на старте»:

1. В начале рабочего дня всегда нужно первым делом загружать почтовый клиент и настроить автоматическую доставку писем с интервалом примерно в 3 минуты.

2. Для оптимизации работы с корреспонденцией целесообразно в самом начале создать тематические папки.

3. Рабочую почту не стоит использовать для личной переписки и подписываться на рассылки, если только они не касаются работы.

4. Хорошим тоном считается отвечать на входящие письма в течение одного рабочего дня.

При ответах на письма следует придерживаться следующих правил:

1. Если ответ готов сразу, то он должен быть конкретным и исчерпывающим.

2. Если получено задание на исполнение, то нужно ответить, что оно принято в работу. Это будет означать, что по сути задания и срокам вопросов нет.

3. Если требуется время на обсуждение или согласование, то при отправке согласующему автора запроса нужно ставить в копию, чтобы он был в курсе процесса выполнения задачи.

4. В любом случае, если требуется время на обдумывание, или выполнение запроса затягивается, нужно проинформировать об этом автора.

Очень важно правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», ведь от этого зависит правильное понимание Ваших действий и действий получателей. В поле «Кому» ставится непосредственный получатель или исполнитель сообщения. В данном случае присутствует обязанность ответить отправителю. А вот поле «Копия» содержит получателей просто для информации, обязанности отвечать у них нет. В «Скрытую копию» добавляются тайные получатели, об информировании которых не должны знать основные получатели из полей «Кому» и «Копия». Можно использовать это поле для массовой рассылки, чтобы все получатели не знали Вашу адресную книгу.

Если получено письмо с получателями в поле «Копия», то при ответе следует нажимать кнопку «Ответить всем», так как отправитель, очевидно, хотел, чтобы эти получатели были в курсе переписки по данному вопросу.

Правила заполнения поля «Тема»:

1. Никогда не стоит оставлять его пустым, так как некоторые получатели получают сотни писем в день и могут не придать должного значения Вашему.

2. Тема должна отвечать принципам краткости и содержательности. Неправильно подобранный заголовок может говорить о том, что Вы не владеете навыками деловой переписки или новичок в этом деле.

3. Когда отвечаете одновременно на несколько писем, важно не перепутать темы и отправить каждое своим адресатам, иначе нежелательные пользователи могут узнать не предназначенную для них информацию.

Использование значка «Важность письма»:

1. Если письмо содержит действительно важную информацию, такую как срочное задание, или конфиденциальный текст и тому подобное, то целесообразно ставить значок «высокая важность», чтобы письмо не затерялось у получателя в папке «Входящие».

2. Нельзя использовать значок «высокая важность» слишком часто и понапрасну, это может раздражать получателей и отвлекать их внимание на ненужную информацию.

3. Значок «низкая важность» ставится на письмах личного характера или развлекательного содержания.

Требования к тексту письма при деловой переписке:

1. Письмо следует начинать с официального приветствия. Это является правилом хорошего тона, и свидетельствует об уважении к получателю.

2. Следует говорить с человеком на одном языке. Имеется в виду не русский или английский, а выбор формы текста. То есть отвечать на деловое письмо следует в таком же тоне, так как неформальный ответ является неуважением к респонденту и говорит о низкой культуре отвечающего.

3. Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным. Ясное изложение повествует респонденту о ясности Ваших мыслей. Из текста письма должно быть понятно, что именно требуется от получателя. Если никаких действий не требуется, то письмо отправляется с пометкой «для информации». Деловая переписка не должна содержать выражения эмоций, следует экономить свое и чужое время и точно излагать мысли.

4. Если письмо содержит несколько тем, задач, вопросов, то следует как-то визуально их разделять, например, пробелами или нумерацией. Сплошной текст очень сложно читать и можно пропустить важные детали.

5. Давайте только точные и определенные ответы. Если отправителем ставится задача, то нужно ответить, к какому сроку, каким способом и т.д. она будет выполнена.

6. Ошибки и опечатки просто недопустимы в деловой переписке.

7. Перед отправкой письма следует его еще раз перечитать, проверить, соответствует ли оно всем вышеописанным требованиям.

8. Всегда при ответах нужно цитировать текст предыдущего письма, так не потеряется цепочка переписки.

9. Если пишется запрос в другое подразделение, то получателем нужно указать или непосредственного руководителя, или напрямую исполнителя, но руководителя обязательно поставить в копию.

10. Если составляется поручение своему подчиненному, то указание лиц в копии говорит о том, что они могут помочь в решении данного вопроса.

Требования к файлам вложения при деловой переписке:

1. Общепринятым считается отправлять вложения без предупреждения размером до 2-3 мегабайт. Если есть необходимость отправить файл большего размера, то предварительно целесообразно уточнить у получателя, поместиться ли он в его почтовый ящик, и нет ли каких-то других ограничений.

2. Файлы формата exe, pif, bat, com, cmd, scr нужно отправлять, только упаковав их в архив как в оболочку, поскольку некоторые почтовые серверы блокируют такие сообщения.

3. Не следует вкладывать файлы сомнительного характера, это может доставить неудобство получателю в организациях, где применяется проверка почты.

Придерживайтесь этих правил в деловой корпоративной переписки, и о Вас сложится мнение как о тактичном, воспитанном, образованном и умном человеке! Тем более что так оно и есть, скорее всего!



Комментарии

Добавить комментарий

Онлайн новости
Новости биржи и FOREX
Рубрикатор
Мы в твиттере