Автоматизация документооборота и ее особенность

Сегодня автоматизация документооборота считается важнейшей необходимостью, которая помогает выйти победителем в непростых условиях конкуренции. Благодаря ей можно существенно увеличить скорость работы организации, а также опередить конкурентов в принятии стратегических и тактических решений. Давайте вначале рассмотрим, когда и для каких целей следует организовывать электронный документооборот в компании.

Сегодня в автоматизации документооборота возникает огромная потребность. Одна из причин – высокая скорость обработки информации, а также повышенные требования к ее качеству. Нередко важность информационных потоков ни в чем не уступает материальным. К тому же потеря информации, а также ее утечка, может стоить предприятию очень дорого.

При организации документооборота традиционным методом бумаги могут теряться, на поиск подходящего документа требуется немало времени, также может накапливаться документация с неясным назначением и источниками. К тому же может создаваться несколько копий одной бумаги, на что тратится время и дополнительные средства.

Современная система документооборота позволит решить все вышеперечисленные проблемы. К тому же благодаря ей значительно облегчится работа с документацией, увеличится скорость получения нужной информации, также можно установить каждому сотруднику собственные права доступа к данным.

Правильный выбор системы электронного документооборота – залог успеха

Важным этапом станет выбор системы. Все их многообразие можно классифицировать на 4 вида: по управлению направлению работ, по обороту документов и делопроизводству; по электронному управлению документацией, а также по организации архивов и их управлением данными. Перед каждой системой стоят определенные задачи.

Некоторые полагают, что системы ERP помогут решить все возможные проблемы, однако это далеко не так. Они разработаны с целью автоматизировать производственный оборот документов, а для управленческого не подходят. В этом случае предпочтительно интегрировать систему ERP в ДОУ.

Оптимальная система электронного документооборота должна наилучшим образом отвечать тем задачам, которые перед ней стоят. Конечно, каждый разработчик и продавец будет утверждать, что его продукт самый лучший. Рассмотрим некоторые советы, благодаря им можно избежать распространенных ошибок. Постарайтесь определить оптимальный класс необходимой системы. Если такого специалиста в вашем распоряжении нет, обратитесь к консультанту.

Когда выбор будет сделан, постарайтесь найти самое выгодное предложение. При этом важно помнить, что функции системы в будущем можно расширить, поэтому старайтесь с самого начала остановиться на минимальном их наборе. Пусть ваша система будет простой в настройке, иметь возможность расширяться, а интерфейс пользователя будет эргономичным. В этом случае вы сможете создать хорошее основание для успешного развития бизнеса.