Jump to content
Sign in to follow this  
Рудик

Офисные правила и корпоративная этика

Recommended Posts

Corporate_Image_1_300px.png

 

Отправиться в длительный отпуск смогут те руководители, которые составили для своих подчиненных свод офисных правил и научили их действовать сугубо в рамках корпоративного закона.

Допустимо ли выносить за пределы офиса оргтехнику и канцелярские принадлежности? Позволительно ли получать презенты и подарки от клиентов? Можно ли принимать на работу близких родственников? Справедливо ли частичное использование ноу-хау компании для своего бизнеса? Во избежание недоразумений дальновидные управленцы прописывают ответы на подобные вопросы в специальных документах и доводят их до сведения всех сотрудников организации. Помочь работникам разобраться в высших добродетелях, провозглашенных в стенах родной компании, призван так называемый кодекс корпоративной этики. Опытные руководители уверены: свод правил, собранный в «офисное бусидо» (этический кодекс поведения самурая), помогает соблюдать интересы компании в спорных ситуациях.

 

Этика и психология корпоративной жизни

 

Открывая еще в девяностых годах компанию «Центр 1000 услуг», предприниматель Эдуард Прокопюк даже не задумывался о составлении этического кодекса для своих сотрудников. Оно и понятно: тогда штат фирмы состоял из трех человек. Со временем дело развивалось, количество заказов увеличивалось с каждым днем, а потому бизнесмен нанял еще четырех сотрудников. Тогда и появились первые трудности в общении с персоналом. По словам предпринимателя, сотрудники не знали, как реагировать на возражения и вопросы покупателя, и всякий раз спрашивали у него совета. Каждый трудящийся считал, что с директором необходимо обсуждать любой (даже самый незначительный) вопрос. Эдуард заметил, что важные переговоры с клиентами ему приходится вести в перерывах между звонками подчиненных. Тогда бизнесмен впервые задумался о создании документа, который бы регламентировал поведение сотрудников компании.

Однако этический кодекс появился в фирме, лишь спустя десять лет. Зато Эдуард разработал его в соответствии со своим личным видением поведения служащих. В документе определено основное правило для подчиненных: клиент всегда прав. Несколько раз повторяется пункт, согласно которому только смерть сотрудника может помешать выполнению заказа. 

Особая глава посвящена использованию сотрудниками компании телефона, номер которого размещен в рекламном объявлении. Телефон специалиста, отвечающего за рекламу и продвижение услуги, должен быть всегда включен. Кроме того, недопустимо нахождение такого сотрудника вне зоны доступа различных мобильных операторов (следовательно, этой категории сотрудников запрещается ездить в метро). У каждого владельца такого телефона есть заместитель, на номер которого ставится переадресация в случае болезни, отпуска или отгула начальника.

Не забыл руководитель регламентировать и дисциплинарные вопросы. К примеру, за каждую минуту опоздания на провинившегося налагается штраф в размере 10 рублей. При этом после 15 минут опоздания рабочий день не оплачивается вовсе. Внизу страницы мелким шрифтом обозначено, что весь штрафной доход хранится в отдельном сейфе, и собранная сумма (которая может доходить до десятка тысяч рублей) идет на организации корпоративных мероприятий (вечеринки, выезды на природу и т.п.).

Благодаря тому, что все правила этики в этой компании четко регламентированы, по словам директора, он может позволить себе отпуск длиной в полгода и при этом не боится обмана подчиненных.

Необходимость в таком специальном внутреннем документе, как правило, возникает, когда количество сотрудников превышает сто человек. Обычно это происходит на третьем году деятельности фирмы. Чтобы этический кодекс позволил избежать недоразумений при общении с подчиненными, в нем прописывают общие цели и принципы организации, нормы поведения, график работы, положение о конфиденциальности. Помимо этого свод правил может регламентировать поведение работников в отдельных ситуациях, например, во время общения с клиентами, партнерами, работникам конкурирующих организаций. В некоторых случаях отдельные главы посвящают внешнему виду сотрудника.

 

Обо всем по порядку

 

Существует несколько способов написания кодекса. Чаще всего корпоративный кодекс составляют сами сотрудники. Пример тому – столичное агентство недвижимости «Благовест». Идея создания свода правил компании родилась во время проведения внутрикорпоративного тренинга. В результате мозгового штурма участники семинара сформировали свое видение модели взаимоотношений внутри компании и общения с клиентами агентства. Руководству пришлась по душе инициатива коллектива – вскоре была создана рабочая группа, участники которой усовершенствовали и расширили главы кодекса, а также доработали его основные положения.

В подготовке такого кодекса могут помочь эксперты из консалтинговых агентств. Как правило, их роль ограничивается моделированием процесса подготовки внутреннего свода правил. Привлеченные специалисты проводят анкетирование персонала, исследование целевых групп, совместно с сотрудниками компании анонсируют возникавшие ранее спорные ситуации. По неофициальным данным услуги консультантов по разработке корпоративной «конституции» (подготовительная работа, сбор и обработка информации для дальнейшего написания этического кодекса) могут обойтись фирме от 1000 долларов до 20 000 долларов.

Однако за разработкой одного лишь этического кодекса бизнесмены обращаются крайне редко. Вопрос внедрения этических правил становится частью решения более глобальной проблемы. Однажды был случай, когда компания обратилась к консалтинговому агентству в связи с большой текучестью кадров и отсутствием мотивации работников. Как выяснилось, не был разработан свод этических норм. Среди сотрудников, включая менеджеров высшего и среднего звена, существовали разногласия по ключевым вопросам, вследствие чего каждый сотрудник регулировал свою деятельность в соответствии с личными представлениями о поведении служащего компании. Консультанты «прописали» обратившейся к ним фирме разработку кодекса как один из способов улучшения деятельности компании. Внутренние коммуникации вскоре наладились, а текучесть кадров снизилась.

В небольших компаниях руководители часто самостоятельно создают документ, лишь изредка прибегая к помощи специалиста HR-службы. Нередко профессионалы этой сферы привносят в кодекс корпоративных правил фрагменты документов из компаний, в которых они работали ранее. Иногда такую «канву» попросту находят в интернете, а впоследствии – дополняют и видоизменяют в соответствии с потребностями фирмы. В любом случае для разработки действенного корпоративного свода правил потребуется от двух до шести месяцев.

В крупных мировых корпорациях единый свод правил передается в представительства разных стран без изменений. К примеру, в компании «Хенкель Баут Техник Украина» действует этический кодекс, написанный на основе мирового кодекса корпорации Henkel. Документ фиксирует общие для всех компаний принципы и ценности. Однако в украинском представительстве некоторые главы кодекса решили пояснить. К главе, начинающейся словами «Мы общаемся открыто и свободно…», в местном документе появились дополнения, разъясняющие смысл заявленного: сотрудники имеют полное право обращаться со своими вопросами к вышестоящему руководству, которое, в свою очередь, не имеет права отказать жаждущим общения подчиненным.

 

Кодекс и имидж

 

Кодекс корпоративных и этических правил напрямую связан с брендом и имиджем компании в целом. Маркетологи утверждают: можно потратить много средств на рекламу, обещая потребителям высокое качество продукции и отличный сервис, но, если поведение сотрудников не будет соответствовать заявленному уровню обслуживания, инвестиции станут бессмысленными. Так, в одном из крупных столичных отелей произошли глобальные перемены, связанные с позиционированием компании: изменилась торговая марка, бренд и план развития. В соответствии с новой стратегией развития отель гарантировал предоставить всем без исключения клиентам одинаково стабильный и качественный сервис. Однако директор по развитию отеля понимала, что работа персонала совершенно не соответствовала заявленным стандартам.

Оказывается, на предприятии, в штате которого находилось более 500 сотрудников, не существовало единых норм поведения. А поэтому у служащих отсутствовало представление о телефонном этикете и графике работы каждого сотрудника. Понимая, что в такой ситуации о стабильном обслуживании мечтать не приходится, руководство взялось за разработку корпоративного кодекса.

Убедить сотрудников в необходимости внедрения новых стандартов оказалось весьма непросто. Большинство подчиненных восприняли кодекс как прихоть начальства и не изменили стиль поведения. Руководитель проводил разъяснительную работу с персоналом, однако разговоры не приносили желаемых результатов. Тогда директор проявила настойчивость и объявила жесткое условие: кто не будет придерживаться установленных правил, лишится работы в компании. В течение нескольких дней были уволены больше половины сотрудников, но директор не сожалела о потерях, понимая, что противники корпоративных правил только сдерживали развитие компании.

Учитывая полученный опыт, руководителям, намеревающимся внедрить на своем предприятии этический кодекс, эйчеры рекомендуют заблаговременно позаботиться о замене тех сотрудников, которые откажутся подчиняться новым правилам.

 

Больше пользы, чем труда

 

Правила корпоративного бусидо не вызовут споров среди сотрудников компании, если они написаны после того или иного внутрикорпоративного происшествия. Сталкиваясь с определенным прецедентом, руководитель одной крупной компании формулировала правила, позволяющие в будущем предупредить его повторение. Однажды руководитель заметал, что многие сотрудники забирают домой канцелярию, оборудование и многое другое имущество. «Можно ли считать хищением, когда сотрудник взял домой калькулятор и забыл его там навсегда?» – спрашивает директор фирмы. Вскоре в корпоративном уставе появился специальный пункт, в котором четко было прописано, что выносить за пределы офиса материальное имущество стоимостью свыше 100 рублей, позволяется только по заявлению, подписанному директором.

Не менее строгие правила распространяются и на интеллектуальную собственность. Особенно это важно для сферы консалтинговых услуг, где интеллектуальное воровство – распространенная проблема. Нерадивые сотрудники зачастую уносят с собой, например, ноутбуки, а затем используют материалы, разработанные компанией, чтобы подработать на других проектах. Бывает, что недобросовестные сотрудники используют конфиденциальную информацию в личных целях. Например, копируют клиентскую базу, чтобы потом начать свой собственный бизнес не с чистого лица, а имея в наличии перечень потенциальных заказчиков.

Чтобы обезопасить свой бизнес от хищения материальной и интеллектуальной собственности, при приеме на работу новых служащих разумно заключать договор, где оговаривается строгое соблюдение корпоративного кодекса. При нарушении правил сотрудник обязан выплатить денежный штраф или компенсацию за моральный ущерб. За каждый неправомерный поступок устанавливается своя такса. В некоторых случаях нарушителям офисной дисциплины грозит увольнение или судебная тяжба.

 

Этапы внедрения корпоративного кодекса

 

1. Исследование:

  • • создание руководством компании образа «идеального сотрудника», модели этически грамотного поведения в конфликтных ситуациях;
    • формирование структуры кодекса (содержание, главы);
    • составление текста проекта кодекса.

2. Разработка концепции:

  • • выявление сферы возможного конфликта интересов, а также противоречий внутри организации и в ее отношении с клиентами, партнерами;
    • определение области возможных нарушений;
    • формирование целей программы.

3. Обсуждение, внесение корректив и принятие:

  • • ознакомление сотрудников с проектом кодекса;
    • разъяснительная работа, обсуждение проекта;
    • корректировка и доработка документа;
    • утверждение текста руководством компании.

4. Внедрение:

  • • распространение печатных материалов внутри организации (стенды, литература);
    • обучение сотрудников нормам поведения, зафиксированным в кодексе компании;
    • мониторинг исполнения предписаний кодекса и возможных нарушений;
    • реагирование на эти нарушения.

 

Отклонения от кодекса

 

Закон един для всех, он суров, но остается залогом прочности этической базы компании, моральной устойчивости ее сотрудников. И все же в некоторых случаях следует учитывать специфику той или иной ситуации, когда здравый смысл необходимо берет верх над буквой закона.

Как утверждают специалисты, требовать от подчиненных беспрекословного выполнения правил внутреннего распорядка не следует. Из одной столичной компании не так давно уволился ведущий топ-менеджер. Как ни странно, причиной увольнения послужил конфликт с сотрудником службы безопасности. Перед важной встречей с клиентом, перенесенной с вечера пятницы на субботнее утро, директор так и не смог проникнуть в свой кабинет, чтобы подготовить необходимые документы. Перед изумленным лицом топ-менеджера охранник размахивал корпоративным кодексам, где было черным по белому написано: никого не пропускать на территорию компании во внеурочное время. Никакие аргументы и уговоры на доблестного стража офисного порядка не подействовали. Встречу пришлось отменить. Сделка с клиентом сорвалась. В последовавшем разборе ситуации, несмотря на ущерб, руководитель фирмы принял сторону охранника. А топ-менеджер перешел на службу в другую организацию, где прописанные истины можно вырубить топором, если того требуют обстоятельства. Хотя взглянуть на эту ситуацию можно по-разному.


Глобальный конкурс INVESTTALK.RU. Выиграй шанс пообщаться с Илоном Маском! Участвуй, общайся и побеждай.

Share this post


Link to post
Share on other sites
Цитата

Однажды руководитель заметал, что многие сотрудники забирают домой канцелярию, оборудование и многое другое имущество. «Можно ли считать хищением, когда сотрудник взял домой калькулятор и забыл его там навсегда?» – спрашивает директор фирмы. 

Естественно это является хищением и в глазах сотрудника оно выглядит мелким и безобидным, но для руководителя компании, в которой работают сотни, тысячи или десятки тысяч работников, это выглядит совсем иначе. Если периодически большинство сотрудников будет выносить с работы по мелочи, то в целом это выйдет на приличную сумму. В качестве примера допустим компанию с 5000 работниками и если каждый пятый стащит чего-либо на 100 рублей, то в целом это выйдет на 100 000 рублей. 

Share this post


Link to post
Share on other sites

Join the conversation

You can post now and register later. If you have an account, sign in now to post with your account.

Guest
Reply to this topic...

×   Pasted as rich text.   Restore formatting

  Only 75 emoji are allowed.

×   Your link has been automatically embedded.   Display as a link instead

×   Your previous content has been restored.   Clear editor

×   You cannot paste images directly. Upload or insert images from URL.

Sign in to follow this  

Добро пожаловать на форум investtalk.ru!

Наша электронная площадка создана и работает для тех, кто ищет выгодные направления для инвестиций и преумножения капитала. Пользователи могут свободно делиться своим мнением, опытом, оценивать ситуацию в стране и в различных областях российской и мировой экономики. Мы ожидаем, что все обсуждения будут проводиться в уважительной форме, это поможет узнать мнение других инвесторов по различным вопросам и найти инвестиции в любой интересный проект. Продолжить читать
×
×
  • Create New...